“No puedes administrar lo que no puedes medir!”
Esta acertada premisa se aplica en todos los sectores organizacionales, en la creación y control de proyectos y las tareas propias de un buen servicio al cliente (tanto internos como externos).
Para poder darnos cuenta de la necesidad de disponer de tacnetting como herramienta para la gestión de tareas y de automatización de procesos en la organización, tacnetting le ayudará a contestar a las siguientes preguntas de forma inmediata:
- Exactamente…¿Cuántos proyectos, presupuestos o tareas distintas estoy realizando simultáneamente? ¿Cuál es la suma total de los mismos?
- ¿Cuál es el planning, coste, beneficio, incidentes, riesgos y en definitiva el estado actual de cada uno de estos proyectos?
- ¿Cuántos recursos estoy utilizando para realizar cada una de las tareas o servicios que presto? ¿Cuál es coste exacto de esos recursos? ¿Estaré gestionando incorrectamente los recursos económicos de los que dispongo por no optimizar su utilización?
- ¿Estamos realizando correctamente los presupuestos? O en algunos casos, los costes están superando a los beneficios?
- ¿Quién dentro de la organización realiza cada una de las tareas de cada uno de los proyectos? ¿Los empleados están realizando las tareas en el tiempo asignado?
- ¿Existen proyectos/tareas atascados en la organización y no se sabe bien qué persona debe continuarla?¿Qué tareas son?
- Para cada uno de los proyectos….¿existe un diagrama claro y preciso de lo que tiene que hacer cada empleado participante en el mismo?
- ¿Cómo puedo mejorar el tiempo de respuesta de las tareas dentro de mi organización?¿Cómo puedo saber dónde hay pasos suprimibles o tareas repetitivas y redundantes?
- ¿Cómo puedo reducir el papel dentro de mi organización? Y controlar de una forma sencilla todos los documentos relativos a mis proyectos (presupuestos, plannings, fotografías, planos, etc).
tacnetting proporciona su motor de gestión de proyectos, los cuales automatizan los procedimientos proveyendo un esqueleto estructurado para soportarlos. Ayudan a manejar este tipo de procesos asegurando que las tareas son priorizadas para ser llevadas a cabo tan pronto como sea posible, por la persona correcta y en el orden adecuado. En definitiva, permite que las tareas se lleven a cabo de forma secuencial, como parte de un proceso global.
tacnetting provee funciones para:
- Asignar tareas a los participantes.
- Recordar a las personas sobre sus tareas que son parte de una lista de trabajo.
- Permitir la colaboración entre usuarios compartiendo tareas.
- Recuperar información que es necesitada para completar la tarea.
- Proveer una visión para los jefes de proyecto del estado de cada tarea.
De esta forma, se evita tener que manejar grandes volúmenes de papel, logrando un conocimiento real de los costes y su reducción respecto a los procesos manuales, permite una visión global de los procesos corporativos, un mejor entendimiento de la organización y el control total del cumplimiento de la legislación aplicable en cada uno de los tipos de proyecto.
Por otra parte, la monitorización mediante la auditoría proporciona la información necesaria acerca de la eficiencia de los proyectos para poder poner en marcha medidas correctoras, agilizar los procesos, eliminar cuellos de botella, redefinir controles de seguridad y garantizar la ejecución de los mismos.
