¡Gestionar de una forma ordenada tus reuniones ayudarán al éxito de tus proyectos!
Para entender la necesidad de disponer de una buena herramienta que ayude a gestionar las reuniones, pensemos en las situaciones problemáticas más usuales con las que podemos encontrarnos:
- Personas con capacidades de decisión que no han sido convocadas a las reuniones o no han podido acudir debido a algún motivo. Muchas veces notamos que en las reuniones se deben tomar decisiones importantes y, sin embargo, las personas clave en la organización que las deben tomar no han acudido a la reunión.
- Personas que acuden a la reunión pero que no conocen muy bien el motivo por el cual se les ha convocado. Es más, desconocen el orden del día a tratar en la reunión.
- Reuniones que, aún conociendo el orden del día, se desvían de su objetivo inicial y acaban siendo una sucesión de ideas, comentarios o quejas relativos a problemas que están surgiendo en el proyecto.
- Reuniones que finalizan pero que los integrantes de la misma no conocen muy bien qué tareas se deben realizar ni cuales son exactamente los acuerdos que se han tomado.
- Reuniones donde no se realiza un acta de la sesión (con los acuerdos tomados).
- Reuniones que se alargan en el tiempo de forma exagerada.
- Reuniones donde notamos que los puntos tratados en la misma ya han sido tratados con anterioridad (en alguna reunión anterior). Por lo tanto, se repiten los contenidos a tratar en las reuniones debido a que no se toman las decisiones correspondientes.
Es de vital importancia tener la posibilidad de gestionar de forma adecuada las reuniones a las que asistimos en la proyecto. Tacnetting ofrece un medio sencillo de conocer exactamente todas las reuniones que se han celebrado para un determinado proyecto, los participantes de las mismas y los acuerdos que se han tomado. De igual forma tacnetting nos permite tener un repositorio de todas las actas de las reuniones.
Tacnetting te permite gestionar, en todo momento, todas las reuniones que se realizan en la organización, delimitarlas por los proyectos concretos y permitir centralizar la documentación inicial, final y acciones a tomar como resultado de dicha reunión. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Preparación de la reunión.
- Selección de los participantes.
- Invitación de los participantes y gestión de confirmaciones de los participantes (flujo de convocatoria de la reunión).
- Inicio de la Reunión, establecimiento de reglas básicas, gestión del tiempo y confección del acta.
- Envío del acta de la reunión.
- Generación de las tareas concretas para cada uno de los participantes de la reunión.
- Seguimiento de la evolución de las tareas fruto de los acuerdos tomados.
